Сервисы

 Во вкладке «Сервисы» вы можете вести учёт всех сервисных работ, создавать шаблоны и напоминания. Давайте разберёмся, как с этим работать:
Здесь отображаются все созданные сервисные записи. Вы можете:
— работать со списком сервисных записей
— создавать новую сервисную запись
— добавлять объекты сервиса
— добавлять выполненные работы и запчасти
— создавать напоминание о сервисе
— пользоваться дополнительными функциями в сервисной записи
Шаблоны помогают быстро создавать типовые сервисные записи. Здесь вы узнаете:
— где хранятся сохранённые шаблоны сервисов
— как создать и применить шаблон
Следите за предстоящими сервисами и не пропускайте важные даты. Вы можете:
— редактировать напоминания
— менять их статус
 

Все сервисы

Здесь отображаются все записи о проведённом сервисном обслуживании, которые вы добавили в систему.
Как работать со списком сервисных записей:
  • Настраивайте отображение списка: выбирайте, какие колонки и параметры показывать в таблице
  • Удаляйте ненужные записи — нажмите значок напротив нужной строки
  • Используйте кнопки в правом верхнем углу:
— Показать фильтры  — откроются поля для фильтрации данных
— Обновить — обновляет список сервисов
— Создать сервис — нажмите , чтобы добавить новую запись о сервисном обслуживании
 

Как создать сервисную запись

1. Нажмите кнопку «Создать сервис»
2. В открывшемся окне заполните информацию о сервисе
 Общая информация:
  • Шаблон — выберите шаблон, чтобы автоматически заполнить поля. Как создать шаблон сервиса, смотрите здесь
  • Тип события — укажите, разовое это обслуживание или периодическое
  • Название сервиса — введите наименование
  • Поставщик — выберите из выпадающего списка. Как добавить поставщика, смотрите ниже
  • Статус обслуживания — отметьте, завершено оно или нет
  • Номер счёта — укажите номер, например, счёт-фактура или внутренний номер документа
  • Тип сервиса — выберите из списка
  • Дата и время — укажите, когда было или будет выполнено обслуживание
  • Комментарий — при необходимости добавьте пояснение
 

Объекты сервиса

Укажите, какие объекты  участвуют в этом сервисе. В секции «Добавление объектов» выберите один или несколько объектов из выпадающего списка.
Если добавили лишний объект — удалите его с помощью кнопки .
 

Работы

Как добавить работу:
1. Перейдите в секцию «Работы»
2. Нажмите кнопку «Добавить работу»
3. В открывшемся окне заполните:
  • Название работы
  • Тип сервисного обслуживания — выберите из списка
Чтобы добавить новый тип:
1) Нажмите рядом с полем
2) Введите название и выберите категорию: сервис, работа или материал
3)  Нажмите «Сохранить» — тип появится в раскрывающемся списке
  • Стоимость и количество
  • Комментарий — если нужно
    4. Отметьте «Закончено», если работа завершена
    5. Нажмите «Сохранить»
Добавленные работы появятся в списке. Внизу будет рассчитана общая сумма по всем работам в этом сервисе.
 

Запчасти

Как добавить запчасть:
1. Перейдите в секцию «Запчасти»
2. Нажмите «Добавить запчасть»
3. В открывшемся окне заполните:

  • Название запчасти
  • Тип запчасти — выберите из списка
  • Поставщик или производитель — выберите из списка
    Чтобы добавить поставщика или производителя:
    1) Нажмите   рядом с полем
    2) Введите название, телефон, email и адрес
    3) Нажмите «Сохранить»
  • Код детали, стоимость, количество
  • Комментарий — при необходимости
    4. Отметьте «Закончено», если запчасть установлена
    5. Нажмите «Сохранить»
Добавленные запчасти появятся в списке запчастей сервиса. Их общая стоимость рассчитается автоматически.
 

Создание напоминаний

В секции «Напоминания» настраивайте автоматические напоминания о сервисах.
Как создать напоминание:
1. Перейдите в секцию «Напоминания»
2. Нажмите «Добавить напоминание»
3. В новом окне укажите:
  • Название напоминания
  • Дату сервиса
Дополнительно можно указать:
  • Интервал повторения — как часто напоминание должно повторяться
  • За сколько дней до события напомнить — например, за 2 дня
  • Пробег или моточасы
  • Интервал пробега или моточасов 
  • Способ получения напоминания — email и другие
Чтобы получать напоминания на почту, подтвердите её в «Приватности».
  • Текст напоминания:
    — укажите тему напоминания — о чём именно вам прислать уведомление
    — напишите заголовок для вашего напоминания — что будет написано сверху сообщения
    — создайте текст напоминания с автоматической подстановкой данных. Для этого используйте переменные:    
%current_time% — текущее время 
%reminder_name% — название напоминания
%current_moto% — текущий пробег
%current_mil% — текущий пробег в милях
%agent_id% — номер аккаунта
%vehicle_name% — название автомобиля
%driver_name% — имя водителя
Эти переменные автоматически заменятся на реальные данные при отправке сообщения.
Например: Плановое ТО %vehicle_name% назначено на %current_time% 
4. Нажмите «Сохранить» — напоминание будет создано и появится в общем списке
В сервисной записи настраивайте таблицы объектов, работ, запчастей и напоминаний. Выбирайте параметры, которые будут отображаться в колонках.
 

Как завершить создание сервиса

После того как вы заполнили информацию о сервисе, нажмите «Сохранить» в правом верхнем углу .
Сервис появится в общем списке на вкладке «Все сервисы».
Воспользуйтесь дополнительными функциями в форме создания сервиса.
Нажмите на три точки в правом верхнем углу, чтобы:
  • Загрузить — скачать файл с данными о сервисе
  • Печать — распечатать отчёт по техобслуживанию
  • Создать шаблон — сохранить текущий сервис как шаблон
  • Удалить — удалить запись о сервисе
 

Шаблоны

Во вкладке «Шаблоны» хранятся все сохранённые шаблоны сервисного обслуживания. Шаблоны помогают быстро создавать новые записи о сервисе, не заполняя всю информацию заново.

Как создать шаблон

1. Создайте новую запись о сервисном обслуживании или откройте уже существующую
2. В записи о сервисе нажмите на меню с тремя точками и выберите «Создать шаблон»
3. В новом окне введите название шаблона
4. При желании выберите из списка марку, модель и модификацию транспортного средства, к которому будет относиться шаблон.
Если нужной марки нет в списке, вы можете добавить её: нажмите , введите название марки и нажмите «ОК».
5. Нажмите «Сохранить» — шаблон появится во вкладке «Шаблоны»
 

Как редактировать шаблон

Чтобы изменить шаблон:
1. Перейдите во вкладку «Шаблоны»
2. Дважды кликните на нужный шаблон
3. В появившемся окне отредактируйте название, марку или модель транспортного средства
4. Нажмите «Сохранить»
 

Как удалить шаблон

Чтобы удалить шаблон, нажмите на иконку напротив записи о шаблоне в списке.

Как применить шаблон

1. Во вкладке «Все сервисы» нажмите кнопку «Создать сервис»
2. В окне создания новой записи выберите нужный шаблон
3. После выбора шаблона в запись автоматически добавятся все сохранённые детали: запчасти, работы, напоминания (если они были указаны в шаблоне)
4. Останется только выбрать объекты, дату и время сервиса
5. Нажмите «Сохранить» — новая запись о сервисе, созданная из шаблона, появится в списке сервисов
 

Напоминания

Во вкладке «Напоминания» отображаются все созданные напоминания.

Как редактировать напоминание:
  • Дважды кликните на запись в списке
  • В открывшемся окне измените данные
Если нужно, поменяйте статус напоминания:
  • Активное
  • Просроченное
  • Закрытое
3. Нажмите «Сохранить»
Чтобы удалить напоминание из списка, нажмите в нужной строке.